กฎกระทรวง
ฉบับที่ 3 (พ.ศ. 2540)
ออกตามความในพระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง
พ.ศ. 2539
-------------------------

อาศัยอำนาจตามความในมาตรา 6 และมาตรา 31 วรรคสอง แห่งพระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทาง ปกครอง พ.ศ. 2539 นายกรัฐมนตรีโดยคำเสนอแนะของคณะกรรมการวิธีปฏิบัติราชการทางปกครองออกกฎกระทรวง ไว้ ดังต่อไปนี้

ข้อ 1 ในกฎกระทรวงนี้
"เอกสาร" ให้หมายความรวมถึงสิ่งที่สื่อความหมายให้รู้เรื่องราวข้อเท็จจริง ข้อมูล รูป ตัวเลข หรือสิ่งใด ๆ ไม่ว่าการสื่อความหมายนั้นจะทำได้โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดยผ่านวิธีการใด ๆ และไม่ว่าจะได้จัดทำไว้ในรูปของ หนังสือ แฟ้ม รายงาน แผนผัง แผนที่ ภาพวาด ภาพถ่าย ฟิล์ม การบันทึกภาพหรือเสียงการบันทึกโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือวิธีอื่นใดที่ทำให้สิ่งที่บันทึกไว้ปรากฏได้ และวัตถุใด ๆ บรรดาที่ใช้เป็นพยานหลักฐานในการพิจารณาทางปกครอง
ข้อ 2 คู่กรณีที่ประสงค์จะขอเข้าตรวจดูเอกสารใดเพื่อประกอบการโต้แย้งหรือชี้แจงหรือป้องกันสิทธิของตน ในกระบวนการพิจารณาทางปกครอง อาจทำคำขอด้วยวาจา หรือทำเป็นหนังสือโดยนำมายื่นด้วยตนเองต่อเจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดหรือโดยส่งทางไปรษณีย์ โดยระบุเอกสารหรือลักษณะของเอกสารที่ต้องการ จะตรวจดู
ในกรณีมีคำขอด้วยวาจาหรือมีคำขอเป็นหนังสือโดยนำมายื่นด้วยตนเองให้เจ้าหน้าที่พิจารณาให้คู่กรณีได้ตรวจ ดูเอกสารในขณะนั้น แต่ถ้าเจ้าหน้าที่ไม่พร้อมที่จะให้ตรวจดูในขณะนั้นได้หรือเป็นกรณีมีคำขอเป็นหนังสือโดยส่งทาง ไปรษณีย์ ให้เจ้าหน้าที่พิจารณาและแจ้งกำหนดวัน เวลาและสถานที่ ที่จะให้ตรวจดูเอกสารให้คู่กรณีทราบ
ข้อ 3 ในการตรวจดูเอกสาร ให้เจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกแก่การตรวจดูตามความเหมาะสมและต้อง ระมัดระวังมิให้เอกสารชำรุด เสียหายหรือสูญหาย
เพื่อประโยชน์ในการดำเนินการตามวรรคหนึ่ง หน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดอาจวางแนวปฏิบัติที่สมควรในการให้คู่กรณีตรวจดูเอกสาร โดยคำนึงถึงประเภทหรือลักษณะของเอกสาร
ข้อ 4 ในการยื่นคำขอตรวจดูเอกสาร คู่กรณีผู้ยื่นคำขอไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมเพื่อการดังกล่าว ในการให้คู่กรณีตรวจดูเอกสารใด ถ้าต้องมีค่าใช้จ่ายเกินกว่าการให้ตรวจดูตามปกติ ให้หน่วยงานของรัฐที่ เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดเรียกเก็บค่าธรรมเนียมในอัตราที่เห็นสมควร
การกำหนดค่าธรรมเนียมตามวรรคสอง ให้คำนึงถึงค่าใช้จ่ายจริงที่ต้องเสียในการตรวจดูเอกสาร ตลอดจน ค่าใช้จ่ายอื่นเกี่ยวกับสำนักงานและบุคลากรของหน่วยงานของรัฐแห่งนั้นประกอบด้วย แต่ไม่สูงกว่าอัตราในตลาด หากให้เอกชนจัดทำ แต่ในกรณีเล็กน้อยจะยกเว้นไม่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมก็ได้
ข้อ 5 ถ้าคู่กรณีต้องการสำเนาเอกสารใด ให้เจ้าหน้าที่พิจารณาดำเนินการให้ตามความเหมาะสม โดยจะต้องระมัดระวังมิให้ต้นฉบับเอกสารชำรุด เสียหาย หรือสูญหาย
เพื่อประโยชน์ในการดำเนินการตามวรรคหนึ่ง หน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดอาจวางแนวปฏิบัติที่ สมควรในการจัดทำสำเนาเอกสาร โดยคำนึงถึงประเภทหรือลักษณะของเอกสาร
ในการจัดทำสำเนาเอกสาร ให้หน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดเรียกเก็บค่าใช้จ่ายในอัตราที่เห็นสมควร แต่ในกรณีเล็กน้อยจะยกเว้นไม่เรียกเก็บค่าใช้จ่ายก็ได้ และให้นำความในข้อ 4 วรรคสาม มาใช้บังคับโดยอนุโลม

ให้ไว้ ณ วันที่ 21 พฤษภาคม พ.ศ. 2540
พลเอก ชวลิต ยงใจยุทธ
นายกรัฐมนตรี


หมายเหตุ:-เหตุผลในการประกาศใช้กฎกระทรวงฉบับนี้ คือ โดยที่ในการพิจารณาทางปกครองของเจ้าหน้าที่จะต้อง ให้โอกาสแก่คู่กรณีผู้มีส่วนได้เสียได้โต้แย้งหรือชี้แจงข้อเท็จจริง เพื่อสนับสนุนหรือหักล้างข้ออ้างหรือข้อเถียงพร้อม ทั้งแสดงพยานหลักฐานประกอบการพิจารณาทำคำสั่งทางปกครองอันเป็นการป้องกันสิทธิของคู่กรณี หากคู่กรณี ไม่ได้รับทราบข้อเท็จจริงหรือพยานหลักฐานที่จะใช้เป็นพื้นฐานในการพิจารณาทางปกครองของเจ้าหน้าที่แล้วคู่กรณี ก็ย่อมไม่อาจจะรู้ได้ว่าตนมีสิทธิประการใด และควรป้องกันสิทธิของตนอย่างไร ซึ่งมาตรา 31 แห่งพระราชบัญญัติ วิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. 2539 ก็ให้สิทธิแก่คู่กรณีในการขอตรวจดูเอกสารที่จำเป็นเพื่อที่จะดำเนินการ โต้แย้งหรือชี้แจง หรือป้องกันสิทธิของตนได้ โดยกำหนดให้การตรวจดูเอกสาร ค่าใช้จ่ายในการตรวจดูเอกสารหรือ การจัดทำสำเนาเอกสารให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่กำหนดในกฎกระทรวง ทั้งนี้ เว้นแต่เอกสารหรือพยาน หลักฐานนั้นเป็นกรณีที่ต้องรักษาไว้เป็นความลับ ตามมาตรา 32 แห่งพระราชบัญญัติดังกล่าว จึงจำเป็นต้องออก กฎกระทรวงนี้